Psikolog ve Diyetisyen İçin Online Randevu Sistemi: KVKK'ya Uygun Kurulum Rehberi

Sağlık profesyoneli için randevu sistemi kuaför randevusundan neden farklı?

Çünkü randevunun kendisi hassas. Bir saç kesimi randevusu müşteri hakkında hiçbir şey söylemez; bir psikolog ya da diyetisyen randevusu ise kişinin sağlığı hakkında zaten bir şey söyler. Bu mesleklerde güvenin temeli danışan gizliliği, sistem de onun etrafında tasarlanmalı: formun ne sorduğu, verinin nerede tutulduğu ve kimin görebildiği sıradan bir randevu kurulumundan çok daha önemli. Takvim mekaniği kuaför randevu rehberimizdekine benziyor; veri kuralları benzemiyor.

Online randevu no-show'u nasıl azaltır?

Online randevu, randevuyu iptal etmeyi ya da ertelemeyi almak kadar kolay hâle getirerek no-show'u azaltır. Danışan mesai saatinde aramak yerine boş saatleri günün her saatinde görür; erteleme ve iptal bağlantısı içeren bir onay mesajı sessiz bir gelmemeyi başkasına verebileceğiniz boş bir saate çevirir. Sistem çalışma saatlerini, seans sürelerini ve seanslar arasındaki araları tanımlamanıza izin vermeli; 50 dakikalık seans hiçbir zaman bir sonrakine taşmamalı. Tek başına çalışan biri için geri kazanılan her saat, yoksa kaybedilecek bir gelir.

Sağlık randevusu hatırlatmasında ne yazmalı?

Yalnızca danışanın adı, tarih, saat ve onaylama, erteleme ya da iptal bağlantısı. Bir gün önce bir hatırlatma, isterseniz birkaç saat önce bir tane daha gönderin. Tanıyı, şikâyeti, seansın konusunu, mümkünse uzmanlık alanınızı bile yazmayın; kilitli bir telefonda mesaj önizlemesini yanındaki herkes okuyabilir. SMS, e-posta ve mesajlaşma uygulamalarının her birinin onay ve gizlilik boyutu ayrı; WhatsApp kullanacaksanız mesaj kategorilerini ve onay kurallarını WhatsApp Business API rehberimizde anlattık.

Psikolog randevu formunda hangi bilgiler istenmeli?

Yalnızca randevuyu planlamak için gerekenler: ad, telefon ya da e-posta, tercih edilen saat ve işinize yarıyorsa ilk görüşme mi kontrol mü olduğu. Geliş sebebini, belirtileri, ilaçları ya da tanıyı sormayın. Serbest metinli bir 'notlar' kutusu en yaygın sızıntı noktası, çünkü danışanlar tam da sormadığınız ayrıntıları oraya yazar; ya kutuyu kaldırın ya da açıkça etiketleyin: 'Lütfen buraya sağlık bilgisi yazmayın, seansta konuşacağız.' Sağlıkla ilgili ayrıntıların yeri web formu değil, güvenli bir ortamda yapılan seans.

Sağlık verisi KVKK'da neden özel nitelikli kişisel veri?

Çünkü 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 6. maddesi sağlık verisini, sıradan veriden daha sıkı işleme şartlarına bağlı özel nitelikli kişisel veriler arasında sayıyor. 12 Mart 2024 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan 7499 sayılı Kanun, KVKK'nın 6. ve 9. maddelerini 1 Haziran 2024'ten geçerli olmak üzere değiştirdi: özel nitelikli verinin işlenmesindeki hukuki sebepleri yeniden düzenledi ve kişisel verilerin yurt dışına aktarımına ilişkin kuralları yeniledi. Pratikteki sorular yine basit: her bir veriyi neden topluyorsunuz ve gerçekten ihtiyacınız var mı? Riski en çok azaltan önlem daha az veri toplamak. Muayenehanenize hangi işleme şartının uygulandığını bir hukukçuyla netleştirin.

Aydınlatma metni ve açık rıza nasıl kurgulanmalı?

Danışana herhangi bir veri toplamadan önce hangi veriyi, hangi amaçla, hangi hukuki sebeple, ne kadar süre işlediğinizi ve kimlerle paylaştığınızı anlatan bir aydınlatma metni verin. Açık rızaya dayandığınız yerde rızayı ayrıca ve özgür iradeyle alın: Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 18 Şubat 2026 tarihli ve 2026/347 sayılı ilke kararı, aydınlatma metni ile açık rıza metninin ayrı belgeler olmasını ve her biri için ayrı beyan alınmasını istiyor; aydınlatma için de 'kabul ediyorum' yerine 'okudum ve anladım' ifadesini uygun buluyor. Saklama sürelerini ve silme prosedürünü belirleyin. Sitenin çerez onayı dahil diğer tarafını KVKK uyumlu web sitesi kontrol listemizde ele aldık.

Randevu yazılımınız, e-posta sağlayıcınız ya da mesajlaşma servisiniz veriyi Türkiye dışında tutuyorsa bu, değişen 9. madde kapsamında yurt dışına aktarım. 2024 değişikliğinden sonra aktarım bir yeterlilik kararına ya da standart sözleşme gibi uygun güvencelere dayanıyor; imzalanan standart sözleşmenin beş iş günü içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na bildirilmesi gerekiyor. Usulü Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (Resmî Gazete, 10 Temmuz 2024) düzenliyor. Bir sağlayıcıyı seçmeden önce verinin nerede durduğunu sorun.

Psikolog ya da diyetisyen online ödeme veya kapora alabilir mi?

Teknik olarak evet, ama önce mesleğinizin etik ve kurallarıyla tartın. Ödeme alacaksanız kart verisinin hiçbir zaman kendi sistemlerinizden geçmemesi için lisanslı bir ödeme kuruluşu kullanın ve iptal ile iade koşullarını randevu anında gösterin. Seans paketleri ve tekrarlayan ödemeler abonelik benzeri bir yapı ister. Banka sanal POS'u ile ödeme kuruluşu arasındaki farkları ödeme altyapısı rehberimizde anlattık.

Sağlıkta reklam yasağı psikolog ve diyetisyen için neyi kapsıyor?

Sağlık Bakanlığı'nın 12 Kasım 2025 tarihli ve 33075 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Sağlık Hizmetlerinde Tanıtım ve Bilgilendirme Faaliyetleri Hakkında Yönetmelik'i, aynı adlı Temmuz 2023 yönetmeliğinin yerini aldı. Yönetmelik sağlık meslek mensuplarını, özel sağlık kuruluşlarını ve uluslararası sağlık turizmi aracı kuruluşlarını kapsıyor ve sağlık hizmet sunumunda açık ya da örtülü reklam yapılmasının ve yaptırılmasının yasak olduğunu söylüyor. Kuralları arasında şunlar var: tanıtım materyallerinde ücret, indirim ya da kampanya bilgisi yer alamaz, hasta teşekkür mesajları reklam niteliğinde paylaşılamaz, önce-sonra görselleri yalnızca sıkı koşullarla kullanılabilir, web sitelerinde son güncelleme tarihi ve sorumlu kişinin iletişim bilgisi bulunmalı. 1219 sayılı Kanun'un ek 13. maddesi diyetisyeni ve klinik psikoloğu sağlık meslek mensubu olarak tanımlıyor. Yönetmeliğin sizin unvanınıza ve çalışma biçiminize nasıl uygulandığı bir hukukçunun cevaplayacağı soru; site içeriğinizi yayına almadan önce inceletin.

Yerel aramada ve yapay zeka asistanlarında nasıl görünürsünüz?

'Yakınımdaki diyetisyen' ya da 'Kadıköy psikolog' gibi yerel aramaların çoğunu doğru kategoride ve güncel bilgilerle eksiksiz doldurulmuş bir Google İşletme Profili belirliyor. Sitenizde uzmanlık alanlarınızı, hizmet verdiğiniz bölgeleri ve sık sorulan soruları sade bir dille, tanıtım kurallarının sınırları içinde anlatın. Yerel uzman öneren yapay zeka asistanları net, tutarlı ve iyi yapılandırılmış bilgiye dayanıyor; nasıl sağlanacağını AI arama görünürlüğü rehberimizde anlattık. Yorumlara cevap verirken yorum yapanın danışanınız olduğunu asla doğrulamayın.

Sağlık randevu chatbot'u neyi yapmamalı?

Belirti yorumlamamalı, tanı önermemeli; görevi randevu, erteleme, çalışma saatleri ve genel pratik sorularla sınırlı kalmalı. Kullanıcılara otomatik bir asistanla konuştuklarını söyleyin ve sohbette sağlık bilgisi paylaşmamalarını isteyin. Sohbet kayıtlarının nerede tutulduğuna, kimin okuyabildiğine ve ne zaman silindiğine karar verin; kayıtlar da kişisel veri. Bu sınırların pratikte nerede durduğunu chatbot entegrasyonu rehberimizde anlattık.

Sistemi kurmadan önce hangi soruları cevaplamalısınız?

Randevu formu yalnızca ihtiyacınız olanı mı topluyor? Veri hangi ülkede, nerede saklanıyor ve kimler erişebiliyor? Aydınlatma metni ve varsa rıza metinleri hazır ve ayrı mı? Hatırlatmalar yalnızca ad, tarih ve saat mi taşıyor? Yedekleme, erişim yetkileri, saklama süreleri ve silme tanımlı mı? Site içeriği sağlıkta tanıtım yönetmeliğine göre bir hukukçuya incelendi mi? Altısını da cevaplayabiliyorsanız hem danışanlarınızın güvenini hem kendi konumunuzu korumuşsunuz demektir. Bu rehber genel bilgidir, hukuki danışmanlığın yerini tutmaz.